Daarom stapte ze over op de telefonieoplossing van HMCC Medical Group en Vcare. “Mijn patiënten worden nu altijd direct en netjes te woord gestaan. Dat is een enorme opluchting.”

De Admiraal in Amsterdam West is een middelgrote huisartsenpraktijk die sinds 2020 gerund wordt door praktijkhouders Margarethe van Bon en Duveken Voors. De huisartsen hebben een waarnemer en twee assistentes in dienst. “Door corona zijn het pittige tijden met lange werkdagen tot negen uur ’s avonds”, vertelt Van Bon. “Gelukkig hebben we geen uitval. Maar onze patiënten klaagden wel veel over de slechte bereikbaarheid. De telefooncentrale die we overnamen was technisch sterk verouderd en al snel overbelast. Wij hadden ook geen idee hoeveel mensen er eigenlijk naar de praktijk belden. Daar moest een oplossing voor komen. Want persoonlijke patiëntenzorg vinden wij heel erg belangrijk. Daar hoort vanzelfsprekend bij dat mensen ons de hele dag kunnen bellen, niet lang in de wacht staan en vriendelijk te woord worden gestaan.”

Geïntegreerde oplossing van Vcare en HMCC

Via een bevriende huisarts kwam De Admiraal bij HMCC terecht voor advies over hun communicatie. Op basis daarvan stapte De Admiraal over op de gecombineerde oplossing van HMCC Medical Group met assistentes op afstand en Vcare met toegang tot Video connect om te kunnen beeldbellen en Vcare Reporter om inzicht te krijgen in statistieken zoals het aantal oproepen, wachttijden en beschikbaarheid.

“Een deel van de telefoontjes gaat nu naar assistenten op afstand van het medisch call center van HMCC”, vertelt Van Bon. “Bijvoorbeeld als het heel druk is en tijdens onze middagpauze. Ook als een assistente zich ’s ochtends ziekmeldt, bel ik meteen of ze de telefonie kunnen overnemen. Dat is een enorme opluchting en scheelt mij veel stress. ”

Via de reporter functie van Vcare kwam De Admiraal er ook al gauw achter dat veel meer mensen naar de praktijk bellen dan ze dachten. “In plaats van vijftig krijgen we ongeveer honderdtwintig telefoontjes per dag. Ook zien we op welke dagen en momenten  de telefoondruk het hoogst is. Die informatie helpt ons om de praktijk beter te managen.”

Betrouwbare partners

Op enkele kinderziekten na is Margarethe van Bon ‘erg blij’ met de oplossing van Vcare en HMCC. “De praktische implementatie en overstap is nooit echt leuk en even wennen. Maar als ik een probleem heb of met een vraag zit, kan ik altijd bellen en wordt er serieus en vriendelijk overlegd. In beide bedrijven heb ik betrouwbare partners gevonden die echt onderdeel uitmaken van onze praktijk.”

“Wat ik bijvoorbeeld heel goed vind, is dat CEO Patrick Eliasar van de HMCC Medical Group zelf in onze praktijk is komen ervaren hoe wij werken. En op welke manier wij onze patiënten te woord staan. De ene praktijk is zakelijker dan de ander. Bij De Admiraal kiezen we voor een warme, persoonlijke benadering. Dan is het heel fijn als je weet dat ook de assistentes op afstand je patiënten bekwaam én vriendelijk te woord staan.”